Rechnung richtig schreiben: alle Pflichtangaben
Eine gute Rechnung ist vollständig, klar und nicht misszuverstehen. Das gehört nach § 14 UStG hinein.
Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
- Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und dem Kunden.
- Ihre Steuernummer oder USt-IdNr.
- Ausstellungsdatum.
- Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer.
- Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang der Leistung.
- Zeitpunkt der Leistung (Leistungsdatum oder -zeitraum).
- Nettoentgelt, Steuersatz (19 % oder 7 %) und Steuerbetrag.
- Ggf. Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
Was auf Ihre Rechnung gehört – nach Land
Eine Kurzübersicht. Regeln ändern sich – stimmen Sie sich immer mit Ihrer Steuerberatung ab.
| Land | Steuernummer | Regelsteuersatz | E-Rechnungspflicht (B2B) |
|---|---|---|---|
| Indien | GSTIN · HSN/SAC | GST 5% / 18% | Teilweise / in Einführung IRN > ₹5 Cr |
| Vereinigte Staaten | EIN (optional) | Sales tax (state) | Nein |
| Vereinigtes Königreich | VAT no. | VAT 20% | Nein 2029 |
| Deutschland | St.-Nr. / USt-IdNr. | USt 19% / 7% | Teilweise / in Einführung 2027–2028 |
| Frankreich | SIREN/SIRET · TVA | TVA 20% | Teilweise / in Einführung 2026–2027 |
| Spanien | NIF | IVA 21% · IRPF | Teilweise / in Einführung 2027–2028 |
| Italien | Partita IVA | IVA 22% | Ja SdI |
| Japan | 登録番号 T+13 | 消費税 10% / 8% | Nein |
| Brasilien | CNPJ / CPF | ICMS / ISS | Ja NF-e / NFS-e |
| Mexiko | RFC | IVA 16% | Ja CFDI 4.0 |
Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Steuer auf 0 % lassen und in den Hinweisen vermerken: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
E-Rechnungspflicht 2025–2028
Seit dem 1.1.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Versand gilt: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab 1.1.2027, alle übrigen ab 1.1.2028. Zulässig sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Rechnungen an Privatpersonen, ins Ausland, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sowie Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen weiterhin als PDF verschickt werden.
Kleinbetragsrechnungen
Bei Beträgen bis 250 € brutto reichen Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz.
Österreich und Schweiz
In Österreich ist ab 400 € die UID-Nummer des Kunden anzugeben. In der Schweiz geben MWST-pflichtige Unternehmen ihre UID mit dem Zusatz „MWST“ an; der Normalsatz beträgt 8,1 %.
Typische Fehler
- Doppelte oder übersprungene Rechnungsnummern.
- Fehlendes Leistungsdatum.
- Unklare Beschreibungen wie „diverse Arbeiten“.
- Kein Zahlungsziel.